Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Kletterverein Ahlen e. V., Beckumer Straße 266 A, 59229 Ahlen
vertreten durch den Vorstand (siehe Impressum)
E-Mail: info@kletterverein-ahlen.de
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir dazu nicht verpflichtet sind.
2. Grundsätze
Wir nutzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und betten auf unseren Seiten keine Inhalte von Drittanbietern ein, also keine Karten, Videos oder Social-Media-Plugins. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen. Cookies setzen wir nur, wo sie technisch nötig sind: ein Sitzungs-Cookie im internen Bereich für Aufsichtspersonen und Vorstand (Abschnitte 7 und 8), ein Cookie, das den persönlichen Check-in-Link von Mitgliedern auf ihrem Gerät speichert (Abschnitt 8), sowie Cookies von PayPal, wenn du im Bezahlschritt der Gastanmeldung PayPal aufrufst (Abschnitt 7). Rechtsgrundlage für diese technisch notwendigen Zugriffe auf dein Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
3. Hosting und Server-Logfiles
Die Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur gehostet. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet IONOS technisch notwendige Daten: aufgerufene Seite oder Datei, Datum und Uhrzeit, Referrer, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp sowie die IP-Adresse, die IONOS nach eigenen Angaben direkt bei der Erhebung anonymisiert. Zweck ist der sichere und stabile Betrieb der Website; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logdaten werden acht Wochen gespeichert. Aus diesen Daten erstellt IONOS für uns anonyme Zugriffsstatistiken (IONOS SiteAnalytics, ohne Cookies). Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
4. Kontakt per E-Mail
Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Wir löschen sie, wenn sie dafür nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
5. Newsletter
Für den Newsletter erheben wir Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse, entweder über das Formular auf unserer Startseite oder über das Häkchen in der Gast- bzw. Probeklettern-Anmeldung. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst danach bist du eingetragen. Anmeldung und Bestätigung werden mit Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert, damit wir die Einwilligung nachweisen können. Die Angaben werden dabei direkt von deinem Browser an CleverReach übertragen.
Der Versand erfolgt über CleverReach, einen Dienst der CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede. Die Daten werden auf Servern in Deutschland bzw. der EU verarbeitet. Mit CleverReach besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mit deiner Einwilligung wertet CleverReach in unserem Auftrag statistisch aus, ob Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt werden.
Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an uns. Nach der Abmeldung löschen wir deine Daten aus dem Verteiler; die Protokolldaten der Einwilligung bewahren wir zum Nachweis bis zu drei Jahre auf.
6. Mitgliedsantrag
Den Mitgliedsantrag stellst du über das Portal WISO MeinVerein der Buhl Data Service GmbH, das wir auch für die Mitgliederverwaltung nutzen. Beim Klick auf den Link verlässt du diese Website. Wir verarbeiten deine Angaben zur Durchführung der Mitgliedschaft und für den Beitragseinzug (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und bewahren sie nach Ende der Mitgliedschaft im Rahmen der gesetzlichen Fristen auf. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
7. Gastklettern und Probeklettern (Online-Anmeldung)
Welche Daten. Gäste und Personen, die zur Probe klettern, melden sich vor dem Besuch online an (Beitragsordnung § 3 Abs. 4, Hallenordnung § 1 Abs. 1). Von der anmeldenden, volljährigen Person erheben wir Vor- und Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Besuchstag, das begleitende Vereinsmitglied, ob sie selbst klettert sowie die abgegebenen Erklärungen (Anerkennung der Hallenordnungen und der Beitragsordnung, Hinweis zum Klettern auf eigene Gefahr, beim Probeklettern die Bestätigung der Voraussetzungen) mit Zeitpunkt. Meldet sie eigene minderjährige Kinder mit an, erheben wir von jedem Kind Vor- und Nachname und Geburtsdatum sowie die Erklärung der erziehungsberechtigten Person zu Einwilligung und Aufsicht, bei Kindern unter 16 Jahren auch, wer die Aufsicht führt. Freiwillig sind die Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos und die Newsletter-Anmeldung; alle anderen Angaben sind erforderlich, ohne sie ist keine Anmeldung möglich.
Zwecke und Rechtsgrundlagen. Wir verarbeiten die Daten, um die Gastanmeldung durchzuführen und die Gastgebühr abzurechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), um Aufsicht und Notfallorganisation während der Vereinszeiten sicherzustellen und die Einhaltung der Hallenordnung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), um Zahlungen als Buchungsbelege aufzubewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO) und um zu prüfen, ob das einmalige Probeklettern bereits genutzt wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Foto-Einwilligung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (siehe Abschnitt 10).
Abgleich mit der Mitgliederliste. Um zu prüfen, ob das angegebene begleitende Mitglied tatsächlich Mitglied ist, und um Mitglieder vom Probeklettern auszunehmen, liegt auf unserem Webspace eine Liste mit Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse unserer Mitglieder sowie der Angabe, ob das Mitglied als Aufsichtsperson benannt ist (dafür siehe Abschnitt 8). Sie enthält keine weiteren Daten, ist nicht öffentlich abrufbar und wird vom Vorstand aus der Mitgliederverwaltung aktualisiert (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Ticket und E-Mail. Nach der Anmeldung erhältst du ein Ticket als Webseite. Den Link dazu schicken wir an deine E-Mail-Adresse und zur Dokumentation an unser Vereinspostfach. Die E-Mail enthält Namen, Besuchstag, begleitendes Mitglied und Betrag. Das begleitende Mitglied erhält ebenfalls eine E-Mail mit dem Link, den Namen der angemeldeten Personen, Besuchstag und Betrag, weil es für die Gäste verantwortlich ist (Beitragsordnung § 3 Abs. 1; Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Geburtsdatum und E-Mail-Adresse der Gäste erhält es nicht.
Zahlung über PayPal. Die Gastgebühr wird über PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg abgewickelt. Erst wenn du auf „Weiter zur Bezahlung“ tippst, lädt die Seite die PayPal-Schaltflächen von PayPal-Servern; dabei erhält PayPal deine IP-Adresse und Gerätedaten und setzt eigene Cookies. Wir übermitteln Betrag, Besuchstag, Anzahl der Personen und den Namen der anmeldenden Person und erhalten die Transaktionsnummer. Für die Zahlungsabwicklung ist PayPal selbst verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von PayPal. PayPal kann Daten an Konzerngesellschaften in den USA übermitteln; diese sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für das Probeklettern fällt keine Zahlung an und PayPal wird nicht geladen.
Wer die Daten sieht. Die Daten werden auf dem Webspace unseres Hosters IONOS SE gespeichert. Die Aufsichtsperson sieht am Besuchstag die Liste der angemeldeten Personen mit Namen, Art des Besuchs, begleitendem Mitglied, Zahlungsstatus, Altersgruppe von Kindern, Aufsicht und Foto-Einwilligung, aber kein Geburtsdatum und keine E-Mail-Adresse. Auf alle Angaben hat nur der Vorstand Zugriff. An den Hallenbetreiber geben wir die Daten nicht weiter. Für den Zugang zum internen Bereich setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das beim Abmelden bzw. Schließen des Browsers gelöscht wird.
Speicherdauer. Anmeldungen, die nicht bezahlt werden, löschen wir nach 48 Stunden. 90 Tage nach dem Besuchstag löschen wir Geburtsdatum und E-Mail-Adresse. Kostenlose Anmeldungen (Probeklettern, nur begleitende Personen) löschen wir ein Jahr nach dem Besuchstag vollständig. Bezahlte Anmeldungen sind Buchungsbelege des Vereins und werden nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufbewahrt, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Zahlung; danach werden sie gelöscht. Damit das Probeklettern nur einmal möglich ist (Beitragsordnung § 3 Abs. 3), speichern wir für jede Person, die bei uns als Gast oder zur Probe geklettert ist, dauerhaft einen Prüfwert aus Name und Geburtsdatum. Er wird mit einem geheimen Schlüssel berechnet, enthält die Angaben nicht im Klartext und lässt sich ohne diesen Schlüssel nicht zurückrechnen; es handelt sich um pseudonymisierte Daten.
Newsletter aus der Anmeldung. Setzt du das Häkchen, überträgt dein Browser beim Absenden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse an CleverReach; eingetragen bist du erst nach deiner Bestätigung (Abschnitt 5).
8. Check-in und Aufsichtsplan für Mitglieder
Zweck. Mitglieder checken sich in der Halle mit dem Handy ein, damit wir wissen, wer an welchem Vereinstag anwesend war (Hallenordnung § 1 Abs. 2). Aufsichtspersonen tragen sich in einen Kalender ein, damit für jede Vereinszeit eine Aufsicht feststeht; ohne Aufsicht findet keine Nutzung statt (Hallenordnung § 2 Abs. 3). Rechtsgrundlagen sind die Durchführung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an Aufsicht, Notfallorganisation und dem Nachweis der Einhaltung der Hallenordnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gäste nehmen daran nicht teil; für sie gilt Abschnitt 7.
Mitgliederliste. Dafür nutzen wir dieselbe Mitgliederliste wie in Abschnitt 7: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und die Angabe, ob das Mitglied vom Vorstand als Aufsichtsperson benannt ist. Der Vorstand aktualisiert sie aus der Mitgliederverwaltung. Sie ist nicht öffentlich abrufbar.
Persönlicher Link. Jedes Mitglied erhält per E-Mail einen persönlichen Link, auf Anfrage über die Check-in-Seite oder vom Vorstand. Öffnest du ihn, speichert dein Browser ihn als Cookie, damit du dich beim nächsten Check-in nicht erneut ausweisen musst. Das Cookie ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), gilt nur für den Bereich /checkin/ und wird gelöscht, wenn du dich auf dem Gerät abmeldest. Auf unserem Server liegt nur ein Prüfwert des Links, nicht der Link selbst. Fordert jemand einen Link an, speichern wir 24 Stunden lang einen Prüfwert der eingegebenen Adresse, um Missbrauch zu begrenzen. Nach einer Meldung an den Vorstand wird ein Link sofort gesperrt.
Anwesenheit. Beim Check-in speichern wir deinen Namen und das Datum, keine Uhrzeit und keinen Standort. Die Anwesenheit sieht nur der Vorstand.
Aufsichtsplan. Für jede Vereinszeit speichern wir, welche Aufsichtsperson eingetragen ist und für welchen Zeitraum. Diese Namen sehen alle Mitglieder, die ihren Link geöffnet haben, damit klar ist, wer an einem Tag die Aufsicht hat. Änderungen (Eintragen, Übergeben, Austragen, Teilen) werden mit Zeitpunkt protokolliert; das Protokoll sieht nur der Vorstand. Wird eine Aufsicht übergeben, erhält die neue Aufsichtsperson eine E-Mail. Trägt sich jemand ohne Ersatz aus oder fehlt in den nächsten sieben Tagen eine Aufsicht, erhält der Vorstand eine E-Mail mit Namen und Termin.
Speicherdauer. Anwesenheit, vergangene Einträge im Aufsichtsplan und das Änderungsprotokoll löschen wir drei Monate nach dem jeweiligen Tag, sofern sie nicht zur Klärung eines Unfalls oder Schadensfalls länger benötigt werden. Links, die 400 Tage nicht genutzt wurden, werden ungültig und gelöscht. Scheidet ein Mitglied aus, entfernen wir es mit der nächsten Aktualisierung aus der Liste; seine Links werden damit ungültig. Die Daten liegen bei IONOS (Abschnitt 3) und werden dem Hallenbetreiber nicht übermittelt.
9. Schlüsselkasten
Aufsichtspersonen öffnen den Schlüsselkasten des Vereins mit einem elektronischen Schloss per App. Dabei wird protokolliert, wer den Kasten wann geöffnet hat. Zweck ist die Sicherheit der Schlüssel und der Halle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Schloss und die App stammen von der Nuki Home Solutions GmbH, Graz, Österreich, die die Protokolldaten für uns verarbeitet. Die Protokolle werden nach drei Monaten gelöscht, sofern sie nicht zur Klärung eines Vorfalls länger benötigt werden.
10. Fotos
Bei Vereinsaktivitäten machen wir Übersichtsaufnahmen zur Dokumentation des Vereinslebens, auf denen einzelne Personen nicht im Mittelpunkt stehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dagegen kannst du jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen, am einfachsten bei der Aufsichtsperson. Aufnahmen, auf denen einzelne Personen erkennbar im Mittelpunkt stehen, veröffentlichen wir auf unserer Website, in sozialen Netzwerken oder in der Presse nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bei Minderjährigen mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten und ab 14 Jahren zusätzlich der oder des Jugendlichen. Die Einwilligung fragen wir mit dem Mitgliedsantrag bzw. der Gast- und Probeklettern-Anmeldung ab; du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Einzelheiten regelt § 7 der Hallenordnung.
11. Links zu sozialen Netzwerken und weiteren Seiten
Wir sind auf Instagram und Facebook vertreten. Auf unserer Website verweisen wir darauf nur mit einfachen Links; es werden keine Plugins eingebunden, und beim Aufruf unserer Seiten werden keine Daten an Meta übertragen. Erst wenn du einen Link anklickst, gelangst du zur Plattform der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland. Dort gilt die Datenschutzerklärung von Meta; Meta kann Daten in die USA übermitteln und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für die Statistiken unserer Facebook-Seite und unseres Instagram-Profils (Insights) sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die entsprechende Vereinbarung stellt Meta bereit. Dasselbe gilt für Links zu anderen Websites, etwa zum Industriekletterteam (ITK).
12. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine E-Mail an uns genügt.
Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
Stand: Oktober 2026